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Superintendent Updates to Families
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Frequently Asked Questions (FAQ):
Important Links and General Information
Start of School Technology Updates
Most Recent Superintendent Update (September 22, 2020)
NOTE: Superintendent updates are now sent bi-weekly.
Dear GAPS Families,
We are so pleased to have our students engaging in comprehensive distance learning either with their community school or through Albany Online. I recognize that we had significant technological issues last week and that some of these continue today. Please know that we are working diligently to address these quickly, and we have solicited additional support from our Education Service District partners. We know that learning in this model is dependent on steady access by our students, and we are committed to providing this to the greatest extent possible. Just like in our work lives, students and staff may expect to be “dropped” from virtual meetings occasionally. This, though, should not happen frequently, and we are looking for patterns that we may address. You will find other updates in this endeavor included below.
I continue to monitor the feedback you are providing, and I am working with our district leadership team to ensure that your positive messages get shared and concerns get addressed.
ALL STUDENTS BELONG: On Friday, the Oregon Department of Education (ODE) filed a temporary administrative rule with the Secretary of State that focuses on the health and safety of our students and educators by creating a safer and more inclusive school climate. During the State Board of Education meeting last Thursday, the board unanimously passed the All Students Belong temporary rule to prohibit the use of hate symbols in schools and to establish requirements for anti-bias incidents at a district level.
The rule requires districts to adopt and implement policies and procedures that prohibit the use or display of the noose, swastika, or confederate flag in any program or school-sponsored activities except where used in teaching curriculum that is aligned with the Oregon State Standards. This applies to both in-person and distance learning environments. Currently, anything within the camera view of our students is considered to be part of the classroom learning environment. We expect our learning environments to be safe for all learners and support that all students belong in our schools.
Like similar initiatives currently in place in Oregon school districts, this effort was sparked by students as a response to the increasing number of incidents impacting their ability to access education in Oregon’s schools.
The noose, confederate flag and swastika are being used to bully and harm students and staff. This is particularly true for our students of color. Students throughout the state have asked for this help and support, coming forward to tell us about the extreme disruption, distress and harm that these hate symbols cause them. It is our responsibility to make sure that all of our school communities feel safe and welcomed.
UPDATE ON LINN AND BENTON COUNTY COVID-19 METRICS:
The most recent data regarding COVID-19 positivity rates and numbers of cases per 100,000 people is available here. Updated OHA collection and reporting data may now alter reported numbers from the previous week, particularly in test positivity rate.
For in-person instruction to return for all grades, case rates must be at or below 10 cases per 100,000 and test positivity at or below 5% for three straight weeks based on the metrics set by the state. The state numbers this week rose to 35 cases per 100,000 and 6.2% test positivity. For Linn County, test positivity rose to 6.9% and 29 cases per 100,000, up from 3.4% and 23 cases per 100,000 last week. In Benton County, test positivity was up to 6.6% with 36 cases per 100,000 after 4.0% and a 20 case count per 100,000 last week.
The district will consider an exception available from the state to offer in-person K-3 instruction if cases per 100,000 drop below 17 for 3 consecutive weeks and if we are able to maintain a positivity rate below 3% for the same time period for both Linn and Benton counties. The high numbers this week reset the three-week period for both counties, though data may be adjusted by the OHA later this week based on data lags caused by the fires.
Please be sure to model and also encourage others to help us continue to get numbers down so we may return to school in person as soon as possible:
WEAR A MASK – SOCIALLY DISTANCE – WASH HANDS/SANITIZE
VIRTUAL LEARNING INFORMATION: New virtual learning video tutorials have been put together by GAPS staff and are now available in both English and Spanish here. The Common Tech Issues and Tutorials document as well as GAPS IT contact information can be found here. Included in the document are student and parent tutorials on SeeSaw, which is the primary digital platform for K-2, and Canvas, which is the primary digital platform for grades 3-12.
When students are using Zoom they should access their accounts through the specific GAPS Zoom url: https://albany-k12-or-us.zoom.us/. If students are not logged-in, they will show as unauthorized users and most likely not be allowed into the Zoom meeting. They will need to scroll down to click on the Sign-in with Google button and use their school email address. On some smaller screen Chromebooks, you will need to scroll down manually. If they are asked for a birthday, that means their account is not set up and they need to check their email for an invite from Zoom. Please have them check the email, and let GAPS IT know if a new invitation is required as they will time out. Video Instructions
It has been brought to our attention that students are getting stuck in waiting rooms. This is due to teachers teaching their classes and not noticing when a student arrives and staff have been reminded to do so. We will be changing a setting Friday evening that will eliminate this issue for students that are using their correct Zoom login.
Chromebooks do not have an HD setting for Zoom video. However, if students are using a PC or IOS device they may have the HD option, and if so, should turn it off to improve video bandwidth. For PC and IOS users to do so, within the Zoom meeting click on the “settings” icon in the top right corner, click the video tab, and uncheck the “Enable HD” option.
The district is distributing over 200 new microphones and headsets to staff and also replacing and updating district computers this week. This will help improve sound and video quality in virtual meetings going forward
If your student is having trouble logging into their Chromebook, they may need to release an old profile. To make your Chromebook release, please sign out by pushing the power button and select sign out. Once you’ve signed out, please click the little down arrow beside your name and click remove profile. You’ll have to acknowledge the removal again and then sign back into the chromebook. At this point all of the old settings should be forgotten and you should not have any further issues related to iBoss. Video Instructions
The IT help desk is assisting families as quickly as possible, and if you run into issues that are not addressed by any of the links or information above please call 541-967-4635 or email gaps.it@albany.k12.or.us and a technician can assist.
FORUMS: The following forums will be held on Wednesday, September 23:
- Wednesday, September 23 – 5-6 p.m. – High School
- Wednesday, September 23 – 6-7 p.m. – Elementary School
- Wednesday, September 23 – 7-8 p.m. – Middle School
To access ALL meetings:
- Link via computer or web-enabled device: bit.ly/GAPSForums
- Meeting ID (if needed): 986 040 4145
- Password (if needed): GAPS2021
- Phone call in number: 1-669-900-6833
- Meeting ID: 986 040 4145
- Password: 44148072
We hope you are able to join us! Links to all previous family forum meetings can be found here.
MENTAL HEALTH RESOURCES: During this challenging time there are many resources available for students and families linked on the district website here. Please reach out if you are needing support and share these resources to help care for our community. Middle and High School students are encouraged to contact the counselors at their schools, with contact information available under “staff” on school websites.
In addition, our Albany Public Schools Foundation has received a grant from the Linn County Commissioners that will fund our delivery of Sources of Strength at both middle and high schools. This curricula focuses on positive strategies for self-care as students experience stressors in their lives and will be rolled out to students this fall. We are pursuing a similar opportunity for elementary school.
CHILD CARE SPOTLIGHT: The City of Albany has partnered with GAPS to create a new webpage showing our community’s center-based childcare options! LBCC’s Family Connections as well as other resources are also highlighted. This is a great resource for identifying child care options with easy to follow information and contacts with our local partners. Please take a look at https://www.cityofalbany.net/coronavirus/childcare.
Need help paying for care? You may qualify for assistance through the Employment Related Day Care program. Income limits have been increased so more families can qualify! https://oregonearlylearning.com/COVID-19-Resources/For-Families
Interested in providing child care for family, friends or neighbors? You can care for a small or large group and get connected to resources. Call Family Connections for training and information (Child Care Resource & Referral): 541-917-4899
If you are the parent of an elementary schooler, during supply pick-up last week you may have received a flyer which has directions to a simple online survey. GAPS and our community partners want to learn about your child care needs during this time. If you have not participated in the survey yet, you may fill it out here: rb.gy/k5ufbt.
MEALS: Starting Monday, September 14, the Oregon Department of Education approved GAPS to add a fourth bus route, serving North Albany, and an additional meal pickup site at Meadow Ridge Elementary! In addition, all meal pickup sites will now be open from 11 am to 12:30 pm each week day. All children age 1-18 can receive breakfast and lunch at any site or bus stop every week day.
To see all the bus routes and meal information visit bit.ly/GAPSMeals.
SPECIAL PROGRAMS: Building level case managers/special education teachers are the best, and should be the first, point of contact for you to get your questions answered and get you any help you need with your child’s IEP. Please be aware that many questions, especially those related to technology or general education classroom logistics may not be immediately answered by case managers but may require some investigation into the problem.
By now you should have received communication from your case manager regarding the plan for your child and how to get in touch with them. Almost all students with IEP should be meeting with special education staff multiple times per week. If you have not heard from a case manager or if you have questions about how much service time your child is getting please call or email your school. If you can not get a response from the school or you are unsatisfied with the response please call the Special Programs office at 541-967-4518 or alternatively, you can email Director of Special Programs Ryan Mattingly at ryan.mattingly@albany.k12.or.us. You can expect a response within 24 hrs.
LATINO/A/X STUDENT SUCCESS ADVISORY COMMITTEE APPLICATIONS OPEN: The Latino/a/x Student Success Advisory Committee advises the Oregon Department of Education (ODE) on education matters affecting Latino/a/x and Indigenous students and families. This effort seeks to address systemic inequities experienced by Latino/a/x students through focused investments and community partnerships.
ODE is currently looking for new committee members. If you are interested in joining the Advisory Committee, submit your Letter of Interest by October 16, 2020. All application materials and information can be found on the Latino/a/x Student Success webpage.
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ) – English | Spanish
FEEDBACK FORM – English | Spanish
New Padlet board – Please see and share any words of encouragement or thanks to our teachers and staff here!
Building bridges together,
Melissa
Melissa Goff
Pronouns: she l her l hers
Superintendent
Greater Albany Public Schools
(541) 967-4511
Spanish Translation
NOTA: Las actualizaciones de la Superintendente ahora se envían cada dos semanas.
Estimadas familias de GAPS:
Estamos muy contentos de que nuestros estudiantes participen en el aprendizaje a distancia integral, ya sea con la escuela de su comunidad o a través de Albany Online. Reconozco que tuvimos problemas tecnológicos importantes la semana pasada y que algunos de ellos continúan hoy. Tenga en cuenta que estamos trabajando diligentemente para solucionarlos rápidamente y hemos solicitado apoyo adicional de nuestros socios del Distrito de Servicios Educativos. Sabemos que el aprendizaje en este modelo depende del acceso constante de nuestros estudiantes, y estamos comprometidos a proporcionar esto en la mayor medida posible. Al igual que en nuestra vida laboral, los estudiantes y el personal, pueden esperar ser “eliminados” ocasionalmente de las reuniones virtuales. Sin embargo, esto no debería suceder con frecuencia y estamos buscando patrones que podamos abordar. Encontrará otras actualizaciones en este esfuerzo incluidas a continuación.
Continúo monitoreando las opiniones que está brindando y estoy trabajando con nuestro equipo de liderazgo del distrito, para asegurar que sus mensajes positivos se compartan y se aborden sus inquietudes.
TODOS LOS ESTUDIANTES PERTENECEN A LA ESCUELA: El viernes, el Departamento de Educación de Oregon (ODE por sus siglas en inglés) presentó una regla temporal administrativa (Disponible en español pronto) ante el Secretario de Estado, que se enfoca en la salud y seguridad de nuestros estudiantes y educadores creando un clima escolar más seguro e inclusivo. Durante la reunión de la Mesa Directiva de Educación del Estado el jueves pasado, la Mesa Directiva aprobó por unanimidad la regla temporal “Todos los estudiantes pertenecen a la escuela”, para prohibir el uso de símbolos de odio en las escuelas y establecer requisitos para incidentes anti-prejuicios a nivel de distrito.
La regla requiere que los distritos adopten e implementen políticas y procedimientos que prohíban el uso o exhibición de la soga de ahorcamiento, la esvástica o la bandera confederada, en cualquier programa o actividades patrocinadas por la escuela, excepto cuando se use en un plan de estudios de enseñanza que esté alineado con los Estándares del Estado de Oregon. Esto se aplica tanto a los entornos de aprendizaje en persona como a distancia. Actualmente, cualquier cosa dentro de la vista de la cámara de nuestros estudiantes se considera parte del entorno de aprendizaje del aula. Esperamos que nuestros entornos de aprendizaje sean seguros para todos los estudiantes y respalden que todos los estudiantes pertenezcan a nuestras escuelas.
Al igual que iniciativas similares actualmente en vigor en los distritos escolares de Oregon, este esfuerzo fue promovido por los estudiantes, como respuesta al creciente número de incidentes que afectan su capacidad para acceder a la educación en las escuelas de Oregon.
La soga de ahorcamiento, la bandera confederada y la esvástica se utilizan para intimidar y dañar a los estudiantes y personal. Esto es particularmente cierto para nuestros estudiantes de color. Los estudiantes de todo el Estado, han pedido esta ayuda y apoyo, y se han expresado para contarnos sobre el trastorno externo, angustia y daño que estos símbolos de odio les causan. Es nuestra responsabilidad asegurarnos de que todos nuestros grupos escolares se sientan seguros y bienvenidos.
ULTIMA INFORMACIÓN SOBRE LAS METRICAS COVID-19 EN LOS CONDADOS DE LINN Y BENTON:
Los datos más recientes con respecto a las tasas de resultados positivos de COVID-19 y el número de casos por cada 100, 000 personas están disponibles aquí. La colección actualizada de la OHA e informe de datos ahora pueden alterar los números reportados de la semana anterior, particularmente en la tasa de resultados positivos de las pruebas.
Para que la instrucción en persona regrese para todos los grados, las tasas de casos deben ser iguales o inferiores a 10 casos por 100.000 y la positividad de la prueba al 5% o menos durante tres semanas consecutivas según las métricas establecidas por el estado. Los números estatales esta semana aumentaron a 35 casos por 100,000 y 6.2% de resultados positivos en la prueba. Para el condado de Linn, los resultados positivos de la prueba aumentaron a 6.9% y 29 casos por 100,000, frente al 3,4% y 23 casos por 100,000 la semana pasada. En el condado de Benton, los resultados positivos de la prueba fueron de hasta 6.6% con 36 casos por 100,000 después de 4.0% y un recuento de 20 casos por 100,000 la semana pasada.
El distrito considerará una excepción disponible del Estado, para ofrecer instrucción de Kínder a 3° grado en persona, si los casos por 100,000 caen por debajo de 17 durante 3 semanas consecutivas y si podemos mantener una tasa de resultados positivos por debajo del 3% durante el mismo período de tiempo Condados de Linn y Benton. Los números altos de esta semana restablecen el período de tres semanas para ambos condados, aunque la OHA puede ajustar los datos a finales de esta semana.
Asegúrese de ser un ejemplo y también animar a otros a que nos ayuden a obtener los números, para que podamos regresar a la escuela en persona lo antes posible:
USE UNA MASCARILLA – DISTANCIAMIENTO SOCIAL – LAVAR LAS MANOS/DESINFECTAR
INFORMACIÓN DEL APRENDIZAJE VIRTUAL: El personal de GAPS ha elaborado nuevos videos tutoriales de aprendizaje virtual que ahora están disponibles en inglés y español aquí. El documento Problemas tecnológicos comunes y Tutoriales, así como la información de contacto de GAPS IT, se pueden encontrar aquí. En el documento se incluyen tutoriales para estudiantes y padres sobre SeeSaw, que es la plataforma digital principal para las clases de Kínder a 2° grado y Canvas, que es la plataforma digital principal para las clases de 3° al 12° grado.
Cuando los estudiantes usan la plataforma Zoom, deben acceder a sus cuentas a través de la URL específica de GAPS Zoom: https://albany-k12-or-us.zoom.us/. Si los estudiantes no han iniciado sesión, se mostrarán como usuarios no autorizados y lo más probable es que no se les permita ingresar a la reunión de Zoom. Deberán desplazarse hacia abajo para hacer clic en el botón Iniciar sesión con Google y usar la dirección de correo electrónico de su escuela. En algunos Chromebook de pantalla más pequeña, deberá desplazarse hacia abajo manualmente. Si se les pide una fecha de nacimiento, eso significa que su cuenta no está configurada y deben revisar su correo electrónico, para ver si hay una invitación de Zoom. Pídales que revisen el correo electrónico e informe a GAPS IT si se requiere una nueva invitación, ya que se agotarán. Video de las instrucciones
Se nos ha informado que los estudiantes se quedan atascados en las salas de espera (waiting rooms). Esto se debe a que los maestros enseñan sus clases y no se dan cuenta cuando llega un estudiante; y se le ha recordado al personal que revisen esto. Cambiaremos una configuración el viernes por la noche, que eliminará este problema para los estudiantes que estén usando su inicio de sesión de Zoom correcto.
Los Chromebook no tienen una configuración de Alta Definición o HD (por sus siglas en ingles) para video de Zoom. Sin embargo, si los estudiantes están usando una PC o un dispositivo IOS, es posible que tengan la opción HD y, de ser así, deberían apagarla para mejorar el ancho de banda de video. Para que los usuarios de PC e IOS lo hagan, dentro de la reunión de Zoom, haga clic en el icono de “configuración” (settings)en la esquina superior derecha, haga clic en la pestaña de video y desmarque la opción “Habilitar HD” (Enable HD).
El distrito está distribuyendo más de 200 micrófonos y auriculares nuevos, para el personal y también reemplazando y actualizando las computadoras del distrito esta semana. Esto ayudará a mejorar la calidad del sonido y el video en las reuniones virtuales en el futuro.
Si su estudiante tiene problemas para iniciar sesión en su Chromebook, es posible que deba retirar un perfil anterior. Para que su Chromebook inicie, cierre la sesión presionando el botón de encendido y seleccione cerrar sesión. Una vez que haya cerrado sesión, haga clic en la pequeña flecha hacia abajo junto a su nombre y haga clic en eliminar perfil (remove profile). Tendrá que reconocer la eliminación nuevamente y luego volver a iniciar sesión en el Chromebook. En este punto, todas las configuraciones antiguas deben olvidarse y no debería tener más problemas relacionados con iBoss. Video de las instrucciones
El equipo de ayuda de tecnología TI está ayudando a las familias lo más rápido posible, y si tiene problemas que no se tratan en ninguno de los enlaces o la información anterior, llame al 541-967-4635 o envíe un correo electrónico a gaps.it@albany.k12.or.us y un técnico puede ayudarle.
FOROS: Los siguientes foros se llevarán a cabo el miércoles 23 de septiembre:
- Miércoles 23 de septiembre – 5-6 p.m. – Preparatoria
- Miércoles 23 de septiembre – 6-7 p.m. – Primaria
- Miércoles 23 de septiembre – 7-8 p.m. – Secundaria
Para acceder a TODAS las juntas:
- Enlace vía computadora o dispositivo con Internet: bit.ly/GAPSForums
- Número de identificación de la junta (si es solicitado): 986 040 4145
- Contraseña (si es necesario): GAPS2021
- Numero de llamada telefónica: 1-669-900-6833
- Número de identificación de la junta: 986 040 4145
- Contraseña: 44148072
Los enlaces a todas las reuniones anteriores del foro familiar también se pueden encontrar aquí.
RECURSOS DE SALUD MENTAL: Durante este tiempo desafiante, hay muchos recursos disponibles para estudiantes y familias vinculados en el sitio web del distrito aquí. Comuníquese si necesita apoyo y comparta estos recursos para ayudar a cuidar de nuestra comunidad. Se anima a los estudiantes de secundaria y preparatoria a que se comuniquen con los consejeros de sus escuelas, con información de contacto disponible en “personal” (staff) en los sitios web de las escuelas.
Además, nuestra Fundación de las Escuelas Públicas de Albany ha recibido una subvención de los Comisionados del Condado de Linn que financiará nuestra entrega de “Fuentes de Fortaleza” en las escuelas secundarias y preparatorias. Este plan de estudios se enfoca en estrategias positivas para el cuidado personal a medida que los estudiantes experimentan factores estresantes en sus vidas y se implementará para los estudiantes este otoño. Estamos buscando una oportunidad similar para la escuela primaria.
LO MÁS RECIENTE EN EL CUIDADO INFANTIL: ¡La ciudad de Albany se ha asociado con GAPS, para crear una nueva página web que muestra las opciones de cuidado infantil en los centros de nuestra comunidad! También se destacan el programa “Family Connections” de LBCC, así como otros recursos. Este es un gran recurso para identificar opciones de cuidado infantil con información fácil de seguir y contactos con nuestros socios locales. Revise esta página https://www.cityofalbany.net/coronavirus/childcare.
¿Necesita ayuda para pagar el cuidado de niños? Puede calificar para recibir asistencia a través del programa de Cuidado de niños relacionada con el empleo. ¡Se han aumentado los límites de ingresos para que más familias puedan calificar! https://oregonearlylearning.com/COVID-19-Resources/For-Families
¿Está interesada en brindar cuidado infantil a familiares, amigos o vecinos? Puede cuidar de un grupo grande o pequeño y conectarse a los recursos. Llame a “Family Connections” para obtener capacitación e información (Recursos y referencias de cuidado infantil): 541-917-4899.
Si usted es el padre/madre de un estudiante de primaria, durante el recojo de útiles escolares la semana pasada, es posible que haya recibido un volante con instrucciones para una simple encuesta en línea. GAPS y nuestros socios comunitarios, quieren conocer sobre sus necesidades de cuidado infantil durante este tiempo. Si aún no ha participado en la encuesta, puede completarla aquí: rb.gy/k5ufbt.
COMIDAS: A partir del lunes 14 de septiembre, el Departamento de Educación de Oregón aprobó a GAPS para agregar una cuarta ruta de autobús, sirviendo al norte de Albany, y un ¡sitio adicional para recoger comida en la escuela primaria Meadow Ridge! Además, todos los sitios de recojo de comida ahora estarán abiertos de 11 am a 12:30 pm todos los días de la semana. Todos los niños de 1 a 18 años pueden recibir desayuno y almuerzo en cualquier sitio o parada de autobús todos los días de la semana.
Para ver todas las rutas de autobús e información sobre comidas, visite bit.ly/GAPSMeals.
PROGRAMAS ESPECIALES: Los gerentes de casos / maestros de educación especial a nivel de edificio son los mejores, y deben ser el primer punto de contacto para que pueda obtener respuestas a sus preguntas y obtener la ayuda que necesite con el Plan de Educación Individualizado (IEP por sus siglas en inglés) de su hijo/a. Tenga en cuenta que muchas preguntas, especialmente las relacionadas con la tecnología o la logística del aula de educación general, pueden no ser respondidas de inmediato por los gerentes de casos, pero pueden requerir una búsqueda sobre el problema.
A estas alturas ya debería haber recibido comunicación de su gerente de casos, sobre el plan para su hijo/a y cómo ponerse en contacto con él/ella. Casi todos los estudiantes con IEP deberían reunirse con el personal de educación especial varias veces por semana. Si no ha tenido noticias de su gerente de caso o si tiene preguntas sobre cuánto tiempo de servicio está recibiendo su hijo/a, llame o envíe un correo electrónico a su escuela. Si no puede obtener una respuesta de la escuela o no está satisfecho con la respuesta, llame a la oficina de Programas Especiales al 541-967-4518 o, alternativamente, puede enviar un correo electrónico al Director de Programas Especiales Ryan Mattingly al: ryan.mattingly@albany.k12.or.us. Puede esperar una respuesta en 24 horas.
SOLICITUDES ABIERTAS PARA EL COMITÉ ASESOR DE ÉXITO DE ESTUDIANTES LATINO / A / X : El Comité Asesor de Éxito Estudiantil Latino / a / x asesora al Departamento de Educación de Oregon (ODE), sobre asuntos educativos que afectan a los estudiantes y familias latinos / a / x e indígenas. Este esfuerzo busca solucionar las desigualdades sistémicas experimentadas por los estudiantes latinos / a / x a través de inversiones enfocadas y asociaciones comunitarias.
Actualmente, ODE está buscando nuevos miembros para el comité. Si está interesado en unirse al Comité Asesor, envíe su carta de interés antes del 16 de octubre de 2020. Todos los materiales de solicitud y la información se pueden encontrar en la página web Éxito de Estudiantes Latino/a/x .
PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES (FAQ por sus siglas en inglés) – inglés | español
FORMULARIO PARA COMENTARIOS – inglés | español
Nuevo tablero digital para comentarios positivos – ¡Vea y comparta cualquier palabra de aliento o agradecimiento a nuestros maestros y personal aquí!
Construyendo puentes juntos,
Melissa
Melissa Goff
Pronouns: she l her l hers
Superintendente
Greater Albany Public Schools
(541) 967-4511
