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School Board Listening Sessions

What are Listening Sessions?

Listening Sessions were adopted by the School Board of Directors on September 27, 2021 during a Regular School Board meeting. Listening Sessions are designed for the community to ask questions and share information with Board members. Our intent, as schedules allow, is to have one zone represented, with an At Large member alternating at each session. Listening Sessions will not be recorded or live streamed.

The School Board will host 3 Listening Sessions per month with a time limit of 1.5 hours per session. The Board will use the first 5-10 minutes of each session to discuss zone or district business. The School Board of Directors may list a topic for a particular Listening Session in their zone if they feel it is appropriate. Please see the schedule below for dates, times, and locations of each Listening Session.

Listening Session Schedule

New Listening Session Schedule
*Interpretation services will not be available during the November 9th Listening Session.


Listening Session Guidelines

  1. A sign-up sheet will available 15 minutes prior to the session start time.  All district residents or guardians who have signed up will be allowed to speak prior to a second comment. Information required to be listed for residents or guardians to make a comment is name, affirmation of district residence, school, and topic.  
  2. Comments will be limited to residents or guardians of students who attend school in the district. If a comment or question is being submitted by a guardian who lives outside the district, the guardian will be required to affirm they have a student attending GAPS who they are representing, and list the school where the student attends.
  3. Each comment will be given an 8-minute time period.  During this time, the comment can be delivered and discussed.  Number of comments at each listening session will vary depending on length of comments. 
  4. After the 8-minute period, we will move on to the next commenter. With that said, that does not mean the comment is complete. One of the school board directors or district staff may follow up as needed or appropriate.
  5. If you don’t get your question answered or comment delivered, you are welcome to come to the next session.
  6. Residents and guardians will have a limited number of comments per month at listening sessions.
  7. Complaints about staff members will not be heard during listening sessions and must follow KL Public Complaint and KL-AR Public Complaint Procedures. Following policy BDDH, speakers may offer objective criticism of district operations and programs, but the Board will not hear any complaints concerning individual district personnel.
  8. Listening Sessions with Stakeholders will last a maximum of 1.5 hours.
  9. School Board Directors may list a topic for a particular listening session in their zone if they feel it is appropriate. 
  10. First 5-10 minutes of the listening session may be used by the director/s and or district staff to discuss zone/district business.

If you have questions regarding Listening Sessions, contact Chris Green, School Board Secretary (chris.green@albany.k12.or.us) or call 541-967-4511.


Spanish Translation

¿Que son las sesiones para escuchar?

Las sesiones para escuchar al público, fueron adoptadas por la Mesa Directiva el 27 de septiembre de 2021 durante una reunión regular de la Mesa Directiva. Las sesiones para escuchar están diseñadas para que la comunidad haga preguntas y comparta información con los miembros de la Mesa Directiva. Cada sesión para escuchar tendrá una zona representada, con un miembro de la Mesa Directiva en general alternando en cada sesión. Las sesiones para escuchar no se grabarán ni se transmitirán en vivo.

La Mesa Directiva organizará 3 sesiones para escuchar por mes, con un límite de tiempo de 1.5 horas por sesión. La Mesa Directiva utilizará los primeros 5 a 10 minutos de cada sesión para discutir los asuntos de la zona o el distrito. La Mesa Directiva puede enumerar un tema para una Sesión para escuchar en particular en su zona, si lo considera apropiado. Consulte el programa a continuación para conocer las fechas, horas y ubicaciones de cada sesión para escuchar.

Horario de las sesiones para escuchar

New Listening Session Schedule
*No habrán servicios de interpretación al español en la sesión para escuchar del 9 de noviembre.


Pautas de la sesión para escuchar

  1. Una hoja de registro estará disponible 15 minutos antes de la hora de inicio de la sesión.  Todos los residentes o apoderados del distrito que se hayan inscrito podrán hablar antes de un segundo comentario. La información que se debe incluir en la lista para que los residentes o apoderados hagan un comentario es el nombre, la afirmación de la residencia del distrito, la escuela y el tema.   
  2. Los comentarios se limitarán a los residentes o apoderados de los estudiantes que asisten a la escuela en el distrito. Si un apoderado que vive fuera del distrito envía un comentario o pregunta, se le pedirá al apoderado que afirme que tiene un estudiante que asiste a GAPS a quien representa, y que nombre la escuela a la que asiste el estudiante.
  3. Cada comentario tendrá un período de tiempo de 8 minutos. Durante este tiempo, el comentario se puede entregar y discutir. El número de comentarios en cada sesión para escuchar variará según la extensión de los comentarios.
  4. Después del período de 8 minutos, pasaremos a la siguiente persona que tenga un comentario. Dicho esto, eso no significa que el comentario esté completo. Uno de los directores de la Mesa Directiva o el personal del distrito puede hacer un seguimiento según sea necesario o apropiado.
  5. Si no obtiene respuesta a su pregunta o comentario, puede asistir a la próxima sesión.
  6. Los residentes y apoderados tendrán un número limitado de comentarios por mes en las sesiones para escuchar.
  7. Las quejas sobre los miembros del personal no serán escuchadas durante las sesiones para escuchar y deben seguir los Quejas Publicas  KL y Procedimientos de quejas publicas KL-AR. Siguiendo la política BDDH, los participantes pueden ofrecer críticas objetivas de las operaciones y programas del distrito, pero la Mesa Directiva no escuchará ninguna queja relacionada con el personal del distrito individual.
  8. Las sesiones para escuchar con las partes interesadas tendrán una duración máxima de 1.5 horas.
  9. Los directores de la Mesa Directiva pueden nombrar tema para una sesión de escucha en particular en su zona si lo consideran apropiado. 
  10. Los directores o el personal del distrito pueden utilizar los primeros 5-10 minutos de la sesión para escuchar, para discutir los asuntos de la zona / distrito.

Si tiene preguntas sobre las sesiones para escuchar, comuníquese con la Sra. Chris Green, Secretaria de la Mesa Directiva (chris.green@albany.k12.or.us) o llame al 541-967-4511.