Work on Greater Albany Public Schools’ Strategic Planning initiative, taking place in association with the historic Oregon Student Success Act, continues as the Strategic Planning Team and district leadership are working to establish a vision and goals to present to the School Board and community.
After the completion of the Community Forums and surveys at the end of October, the Strategic Planning Team began meeting weekly. The team was tasked to analyze data from roughly 1,200 surveys, 17 focus groups, seven staff discussions, and four community forums.
Every individual survey and all comments from the group discussions were read and entered into the database. In its efforts to draw common themes from all of the community respondents the team worked on drafts of a belief statement, mission statement, and vision statement representative of the district.
The team was scheduled to hold four-hour meetings over six consecutive Tuesdays from Nov. 5 through Dec. 10. The Nov. 26 meeting was cancelled due to the district-wide norovirus closure. The final meeting was also postponed, as the team and Superintendent Melissa Goff felt that the process needed to be more thoroughly vetted with key emphasis focused on responses from historically underserved groups.
All of the response data has been sent to data management firm Qualtrics, which is in the process of analyzing and summarizing the results. The data will be received back disaggregated by historically underserved groups and will be shared with the Board at the first meeting following the receipt.
The Strategic Planning Team is scheduled to reconvene on Feb. 6 after the Qualtrics data has been returned to revisit their past work and incorporate the new information. The team will be asked to revise drafts for February board consideration and compose three to five draft goals for Board consideration.
The School Board, District Cabinet, and the district’s Administrative Leadership Team will also examine the Qualtrics data in collaboration with the Strategic Planning Team to develop a shared vision and priority goals. The district will then re-visit stakeholder groups to ensure that all established goals are representative of the community.
Superintendent Goff illustrated the collaborative and continuous process of Planning, Doing, Studying, and Acting during the Jan. 13 School Board meeting. She detailed her immediate and future goals within the implementation of the new Strategic Plan in the following slides (click to enlarge):
-
- Slide 1
-
- Slide 2
-
- Slide 3
-
- Slide 4
-
- Slide 5
-
- Slide 6
All Strategic Planning work and meeting materials can be viewed in both English and Spanish on the district website here.
Spanish Translation
El trabajo en la iniciativa de Planificación Estratégica de las Escuelas Públicas de Greater Albany, que se lleva a cabo en asociación con la histórica Ley de Éxito Estudiantil de Oregón, continúa mientras el Equipo de Planificación Estratégica y el equipo de liderazgo del distrito están trabajando para establecer una visión y objetivos para presentar a la Mesa Directiva y la comunidad.
Después de completar los foros y encuestas de la comunidad a fines de octubre, el Equipo de Planificación Estratégica comenzó a reunirse semanalmente. El equipo tuvo la tarea de analizar datos de aproximadamente 1,200 encuestas, 17 grupos de conversación, siete grupos de conversación con el personal y cuatro foros comunitarios.
Cada una de las encuestas y todos los comentarios de las conversaciones grupales fueron leídas e ingresadas en la base de datos. En sus esfuerzos por extraer temas comunes de todos los encuestados de la comunidad, el equipo trabajó en bocetos de una declaración de creencia, declaración de misión y declaración de visión representativa del distrito.
El equipo tenía programado realizar reuniones de cuatro horas durante seis martes consecutivos desde el 5 de noviembre hasta el 10 de diciembre. La reunión del 26 de noviembre fue cancelada debido al cierre de las escuelas por causa de norovirus en todo el distrito. La reunión final también se pospuso, ya que el equipo y la Superintendente Melissa Goff sintieron que el proceso debía ser examinado más a fondo con un énfasis centrado en las respuestas de los grupos históricamente desatendidos.
Todos los datos de las respuestas se han enviado a la empresa de gestión de datos “Qualtrics”, que está en proceso de analizar y resumir los resultados. Los datos se recibirán desagregados por grupos históricamente desatendidos y se compartirán con la Mesa Directiva en la primera reunión posterior a recibir los datos.
El Equipo de Planificación Estratégica está programado para volver a reunirse el 6 de febrero después de que los datos de “Qualtrics” hayan sido devueltos para revisar su trabajo anterior e incorporar la nueva información. Se le pedirá al equipo que revise los borradores para la consideración de la Mesa Directiva de febrero y redacte de tres a cinco proyectos de metas para la consideración de la Mesa Directiva.
La Mesa Directiva, el Gabinete del Distrito y el Equipo de Liderazgo Administrativo del distrito también examinarán los datos de “Qualtrics” en colaboración con el Equipo de Planificación Estratégica para desarrollar una visión compartida y objetivos prioritarios. Luego, el distrito volverá a reunirse con los grupos de partes interesadas para garantizar que todas las metas establecidas sean representativas de la comunidad.
La Superintendente Goff ilustró el proceso colaborativo y continuo con los siguientes pasos: Plan, Realizar, Estudio y Acción, durante la reunión de la Mesa Directiva del 13 de enero. Ella detalló sus objetivos inmediatos y futuros dentro de la implementación del nuevo Plan Estratégico en las siguientes diapositivas (haga clic para ampliar):
-
- Diapositiva 1
-
- Diapositiva 2
-
- Diapositiva 3
-
- Diapositiva 4
-
- Diapositiva 5
-
- Diapositiva 6
Todo el trabajo de Planificación Estratégica y los materiales para reuniones se pueden ver en inglés y español en el sitio web del distrito aquí.